Actividad 2. Software para la gestión contable

Software para la gestión contable

1. Importancia de la Informática en la Gestión Contable

La informática es el conjunto de conocimientos técnicos que se ocupan del tratamiento automático de la información por medio de computadoras; aplicando esto al área contable se logra un avance en la puesta en marcha de las actividades realizadas por el contador y es ahí donde reside su importancia, pues, con el uso de la tecnología se logra agilizar el proceso de registro e interpretación de datos; los pases al mayor y los estados financieros se generan automáticamente; los cálculos son más exactos y fiables; por lo que el trabajo del contador se vuelve meramente intelectual, pues este debe asegurarse de que las entradas de datos y configuraciones sean correctas.

2. Usos del INTERNET en la Contabilidad. (De que manera se usa esta herramienta en la Gestión Contable)

Esta herramienta es muy útil si necesitamos aplicar la gestión contable a nuestra empresa, pero no disponemos de los equipos necesarios para su implantación; entonces podemos optar por tener un software contable que este en la nube y con el que se consiga realizar las actividades requeridas, con esto se puede asegurar la información en servidores fuera de la empresa que ofrecen seguridad y confidencialidad.

Otro uso posible, puede ser la contratación de personal externo para que realice trabajos dentro de la organización como transcriptores o carga de datos, con lo que se puede disminuir el pago de personal fijo de la empresa, eliminando pagos patronales o impuestos parafiscales.

3. TELE-TRABAJO. TIC´s en la Gestión Contable. Fuentes de Información para la Investigación Contable. (Significado y usos comunes)

La Organización Internacional del Trabajo define el teletrabajo como una forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficia central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina y como la nueva tecnología hace posible esta separación facilitando la comunicación.

El uso de las TIC’s en la gestión contable produce mejores condiciones para la organización porque agiliza los procesos, no cambia la metodología de trabajo, ahorra tiempo y reduce los costos.

La intención de la investigación contable es formar profesionales actualizados, creativos, con alternativas de soluciones a la problemática del país, con una ubicación conceptual de su disciplina, con capacidad de generar cambios, con una ética basada en la libertad, autonomía y neutralidad entre todos. La fuente de la información para la gestión contable se divide en diferentes tipos:

• Fuente de información legal: Es toda aquella normativa legal bajo la cual se deben regir las entidades y que le indican los procedimientos a seguir. Por ejemplo: La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, El Código de Comercio, Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, Ley de Impuesto Sobre la Renta, Plan General de Cuentas, entre otras.
• Fuentes de información interna: Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa. Ejemplo: Bases de datos de clientes y proveedores, estados financieros, registros de inventario, facturas y nómina, empleados, etc.
• Fuentes de información externas: Son aquellas que están fuera de la empresa. Ejemplo: Páginas web de organismos gubernamentales, páginas web de la competencia, consultores, proveedores, distribuidores, diarios, revistas, publicaciones; en donde se pueda obtener información referente a estadísticas, tendencias, preferencias, etc.
• Fuentes de información primaria: Son las fuentes que brindan información de primera mano, es decir, información que se obtiene directamente por parte de la empresa. Por ejemplo: personas encuestadas, personal de la empresa, registros de ventas, entre otros.
• Fuentes de información secundaria: Son las fuentes que brindan información o datos que ya han sido publicados o recolectados para propósitos diferentes al actual. Ejemplo: Base de datos de la empresa o comerciales, asociaciones, publicaciones, estados financieros redactados por un contador o un auditor, etc.

4. Ventajas y Desventajas del uso de la Informática en la Gestión Contable. (Realiza un cuadro comparativo)

5. Sistemas de Información Contable. (Nombre algunos sistemas Informáticos de uso contable que usted conozca y explique brevemente cómo funcionan, enfatizando los momentos de: ENTRADA - PROCESO - SALIDA.)

Actualmente los sistemas contables con mayor relevancia son:

• SAP: permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes: administración, contabilidad, ventas, facturación, entre otros.
• JD Edwards Enterprise One: Es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas.
• Gálac: Es un software que se fundamenta en la contabilidad de la empresa, permite ofrecer a sus clientes la posibilidad, a través de su sistema administrativo y contable, de poder realizar el registro de operaciones económicas que serían de difícil cómputo manual, es decir, llevar un registro exhaustivo de las cuentas por cobrar, por pagar, de los anticipos, pagos de nómina y de proveedores, movimientos bancarios, y órdenes de compra, así como la realización de facturas, cotizaciones, balances generales, etc., de forma diaria y exacta, es una tarea que requiere de mucho esfuerzo.

El software contable que he podido manejar es Alegra; este es un software contable y de facturación para Pymes alojado en la nube, que permite a los usuarios realizar diversas tareas contables, ofreciendo una alta capacidad de integración, que ofrece el manejo de la empresa desde la aplicación web o la interfaz móvil.

El ingreso de los datos es sumamente fácil e intuitivo, se debe cargar la información de los clientes, proveedores, plazos de pago, empleados, impuestos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos, inventarios, etc, para poder hacer uso de las diferentes opciones del software, es decir, crear las facturas, solicitudes de pedido, movimientos del inventario, pago de empleados. De igual manera, en el botón de Reporte, se pueden ver los diferentes informes del área de ventas (ventas, ventas por ítem, ventas por cliente…), administración (cuentas por cobrar, por pagar, compras, flujo de efectivo…), reportes contables (Estado de resultado, balance general, reporte de impuestos y retenciones) y reportes para trabajar (Exportar facturas de venta, informe del contador).